近年來，信息技術與教育的不斷深入融合，加快了高校教育信息化從數字校園向智慧校園的演進。與此同時，學校各部門在不同歷史時期，為滿足不同業務目的而開發的各類信息化應用系統也不斷增多，信息化應用體系愈加龐雜。

總的來說，新建各類應用系統的粗放式“加法”工作做得多，而及時審視評估已建應用系統并充分融合重構的“減法”工作做得少。難以避免地引發信息化應用分散或重復建設，業務數據難以打通，應用入口不一，維護成本增加等諸多問題，導致信息化建設面臨瓶頸。

教育部在今年3月《關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》中提到，要求有效解決系統整合不足的問題，要達到信息系統實現優化整合，一體化水平大幅提升，“一網通辦”深入普及，服務體驗明顯提升的目標。

華南師范大學經過多年建設和探索實踐，智慧校園建設取得了一系列可喜的成果。包括建成了統一身份認證、門戶平臺、站點群平臺、組織架構平臺、在線教學平臺、會議服務平臺、電子印章平臺等多個為上層應用開發提供功能性支撐的應用基礎平臺，并基本確立了網上辦事大廳作為業務流、審批流的全校性信息傳送樞紐地位。

在此背景下，華南師范大學以OA系統與網上辦事大廳的融合實踐為例，探討智慧校園建設環境下如何做好信息化“減法”。

OA與辦事大廳

并存現狀與問題

當前，OA系統是大多數高校行政管理必不可少的核心業務系統之一，網上辦事大廳也是各高校面向師生提供一站式服務的重要平臺，不少高校二者兼有，并存使用。

整體來看，OA系統和網上辦事大廳都是無紙化移動在線辦公平臺，都通過跨部門整合、優化學校各項行政服務的信息和流程，實現辦事服務申請、受理、協同、反饋和監督全流程管理，減少了師生校區間、部門間奔波等問題，在提高組織執行能力、規范辦公流程、提升辦事效率方面發揮了重要作用。

從技術架構來看，OA與網上辦事大廳都是主要基于表單設計和流程引擎搭建各類業務應用，有一定的相似性，可以說是協同辦公理念在不同歷史時期的不同產物。

從功能定位來看，OA系統定位為面向行政管理的綜合辦公系統，網上辦事大廳為面向用戶服務的“一站式”業務辦理平臺。

華南師范大學 圖源官微

華南師范大學OA系統始建于2007年，主要用于學校日常行政辦公管理，涵蓋“辦文、辦事、辦會、通知”四個功能模塊，包含的具體應用有收發文、會議管理、信息發布、個人門戶等。

學校于2018年啟動網上辦事大廳項目建設，落實推進學校信息化發展戰略“三個一工程”（一張表、一站式服務、一鍵決策）建設，提升多校區管理服務水平，為師生提供統一入口、便捷易用、公開透明的校園事務在線辦理服務，截至目前已支持120余項業務在線辦理。

隨著學校智慧校園建設加速推進，信息化建設思路與模式發生根本性轉變，過去基于封閉式管理理念和業務割裂思想建設的各種信息系統弊端日漸顯露。

以校內OA系統與網上辦事大廳并行使用的這三年為例，總結出以下幾個亟待解決的問題。

1.辦事入口不統一

從現行“一網通辦”基于服務的理念來看，高校行政辦公與管理模式仍未從傳統模式中解放出來，統一辦事入口是方便師生員工找到和使用辦公服務平臺的首要條件。

但OA與網上辦事大廳作為流程審批類應用還存在業務邊界難以清晰劃分的問題。即便是解決了統一身份認證登錄，將OA系統與網上辦事大廳消息機制打通共享，也難免導致用戶在OA與網上辦事大廳之間“兩頭跑”，甚至出現不知該去哪里辦理業務的現象。此外，人機交互界面各異，影響辦事效率和用戶體驗。

2.功能定位有重疊

OA與網上辦事大廳等中臺業務部分功能有重復或交叉，沒有完全實現互聯互通，影響信息暢通和資源共享，難以為高校的教育教學、科研工作提供良好的保障。

隨著數字校園到智慧校園的轉型升級，學校“一網通辦”業務、數據中臺能力進一步強化。

學校相繼研發部署了網上辦事大廳、組織架構平臺、會議服務平臺、電子印章平臺、合同管理平臺，加上已有的統一身份認證、門戶平臺等。

OA中如業務流程審批、用戶角色管理、個人門戶、組織架構、會議服務、電子簽章、法務合同等功能完全可以由上述中臺應用更好地承擔和支持。

3.系統維護成本高

OA作為歷史產物已經運行了十多年，其間雖有升級改造，但系統功能模塊固化封閉問題仍日漸顯露，在應用廣度和深度上面臨瓶頸，愈發難以整合學校各類資源和服務，支撐學校師生各類業務、事項辦理，實現業務重構與服務創新，打造個性化、智能化的現代化教育服務模式。

OA系統自身的維護升級以及與其他中臺應用數據對接費時費力。此類情況并非個案，既增加了系統技術復雜度，也占用了學校整體有限的信息化資源投入，還耗費了信息化隊伍運維工作精力。

OA與辦事大廳

融合的難點

OA系統和網上辦事大廳的融合，看似是技術問題，實則為治理問題，本質上是流程再造、簡政放權、數據共享的問題。

業務梳理、流程再造看似簡單，牽涉的卻是各部門多年的工作習慣和思維習慣，特別是從管理到服務的思維轉換。

我們通過日常辦公及與相關業務部門進行深入交流，分析歸納出學校決策層及行政辦公用戶對于OA系統與網上辦事大廳整合優化的顧慮主要有以下三點：

1.決策層

學校行政管理工作的質量和效率，直接關系到學校的正常運作。OA系統涉及全校各個部門，是一個龐大的系統工程。學校領導層通常會考慮到OA系統涉及的業務重要性和影響廣度等因素，在OA系統尚能保持正常運作的情況下，更傾向求穩心態，對OA與網上辦事大廳融合持觀望態度。

2.應用層面

雖然OA系統與網上辦事大廳在功能定位與技術架構上有一定的相似性，但也存在一些不同之處。OA系統深耕行政辦公領域數十年，不僅僅是基于工作流的業務，也包括收發文、會議管理、通知發布等完備功能。

若與網上辦事大廳融合，需考慮增加WebOffice正文編輯器控件、會議室資源占用、用戶角色同步授權、信息發布格式規范化控制、辦理業務實例檢索等功能。業務部門對系統融合后，以上這些問題能否有效解決持懷疑態度。

3.用戶層面

用戶對信息化應用的使用意愿與其個人操作習慣密切相關。學校OA系統經過十余年建設，大多數人習慣使用該系統，更傾向于保持現有的、已熟悉的工作模式和操作習慣。

系統變更或多或少會帶來操作習慣和思維的改變，需要用戶重新學習和適應，由此帶來的學習和培訓成本一定程度上會降低用戶的遷移和使用意愿。

為順利實施OA系統業務與網上辦事大廳融合，盡量降低系統遷移改造帶來的穩定性問題和用戶習慣改變負擔。學校主要采取了以下思路和路徑。

OA與辦事大廳

融合實踐路徑

基于以上背景原因和分析評估，為方便師生辦事，統一線上辦事服務入口，提高移動辦公效率，華南師范大學探索逐步將OA系統業務分批遷移至網上辦事大廳辦理。

打破封閉，系統分拆

OA系統整體封閉性較強，其內部各功能模塊耦合性也較高。在現階段各高校已建設各類基礎中臺應用的情況下，基礎平臺與OA系統的部分功能有重復，且難以融合。

我們深入分析解構現有OA系統功能模塊，與學校已有各類基礎平臺做比對，將功能重合的模塊拆分融入現有其他平臺系統。

• 如將OA系統中核心的流程類業務通過網上辦事大廳實現；
  

• 將個人事務門戶通過學校教工門戶代替呈現，實現用戶辦事入口的統一；

• 將用戶角色管理轉至人事架構管理的組織架構平臺并同步至網上辦事大廳，以支持愈加復雜的組織架構身份授權管理；

• 將業務相對獨立的無紙化會議材料查看和管理剝離拆分至無紙化會議系統獨立部署；

• 將電子簽名和印章通過對接電子印章平臺調用實現；

• 將合同審批業務拆分至合同管理平臺統一辦理，實現合同管理全生命周期管理；

• 將移動端App相關功能轉至企業微信，實現移動統一平臺辦公和消息推送。

流程再造，業務重構

流程再造和業務重構牽涉部門多年的工作習慣和思維習慣，特別是從管理到服務的思維轉換。

對于一些涉及多部門審批、流轉過程復雜的業務，采取大而化小、流程解構的策略實現流程再造和整合，提升辦事效率，優化辦事體驗。

例如對收文流程進行重構優化，將原有的一體化收文流程拆解為校級收文和二級單位部門內部協辦兩個獨立流程，兩個流程間和流程實例間獨立互不影響，通過流程跳轉和表單共享來實現學校收文轉至二級單位落實辦理，解決原收文流轉導致的過度督辦反饋，以及二級單位辦理表單辦理日志臃腫和互相干擾的問題。

類似的還有請示報告流程，原流程定位不準，業務界定模糊，反而導致流程設計臃腫復雜，辦事效率和效果也不理想。

重構后的請示報告，利用網上辦事大廳業務集市的優勢，將相關業務進行梳理和拆分，精簡流程，加強用戶指引，明確各類事項辦事入口，有效提高了辦事效率，提升了用戶體驗。

由簡到繁，功能改進

首先遷移融合OA系統中業務邏輯相對簡單，使用網上辦事大廳表單設計器和流程引擎可快速搭建用戶使用體驗差異小的業務流程，如校級用印、單位法人證申請、議題征集等基于工作流審批性業務。

其次考慮遷移除工作流之外還需要其他特有功能支持的較為復雜的業務，對網上辦事大廳系統功能進行改進，提升其技術支撐能力，推動網上辦事大廳系統與OA系統的整合與完善。

• 例如，在網上辦事大廳引入WebOffice正文編輯控件，支持包括IE、Edge、Chrome、Firefox等主流瀏覽器，解決用戶多類型瀏覽器在線文檔協同編輯問題；

• 通過組織架構基礎平臺準確靈活地推送機構、人員、崗位等數據，提升用戶角色身份授權的靈活性和柔性；

• 新增數據支持中心，方便用戶根據關鍵字段信息檢索公文、信息、審批等事務實例；

• 完善會議室資源管理功能，集中展示會議室資源占用情況，支持分級授權會議室預定審批等。

由簡到繁，分步實施的策略能有效控制系統遷移融合的技術風險，盡可能降低遷移融合過程中對日常行政業務的影響，并提升用戶對于系統遷移的接受度。

華南師范大學經過近半年實踐努力，已經分批將OA系統微服務化，主體業務功能已成功融入網上辦事大廳。遷移融合后，系統運行平穩有序，學校整體辦事效率進一步提升，校內各項業務統一平臺辦理邁出了一大步。師生用戶對融合后的網上辦事大廳接受度極高，無需培訓，“一網通辦”“一站式服務”已然深入人心，落到實處。

作者：劉晉、彭雪濤、鄭凱、喬金秀（華南師范大學信息化建設管理辦公室）